Automatisation · facturation & compta
La facturation est la tâche qu'on repousse et qui coûte le plus quand elle traîne : un devis parti en retard, une facture oubliée, une relance que personne ne fait.
Nous branchons une automatisation sur les outils que vous avez déjà pour générer le document à partir de vos données, l'envoyer au bon moment et le relancer tant qu'il reste sans réponse. Nous la concevons à Villeneuve-lès-Avignon, face à Avignon, avec n8n, Make, un script sur mesure ou directement par l'API de votre outil. Chez Arqua, climaticien à Avignon, les factures sortent du back-office avec les totaux HT et TTC déjà calculés.
Automatiser vos devis, vos factures et vos relances, à Avignon, pour que l'argent rentre sans que personne y pense.
- Avignon
- Villeneuve-lès-Avignon
- Vaucluse
- Gard
- Nîmes
- Orange
- Carpentras
Implantation : Villeneuve-lès-Avignon (Gard)Réalisation : Conception senior en interne (sans sous-traitance)Cadre : Devis écrit avant de commencer (périmètre, prix et planning)
Le constat
Ce qu'on entend trop souvent.
Les devis partent quand quelqu'un y pense, parfois plusieurs jours après la demande.
Les factures sont saisies deux fois : une fois dans l'outil métier, une fois en comptabilité.
Personne ne relance les impayés de façon régulière, et l'argent rentre en retard.
La préparation du comptable se fait à la main, à partir d'exports éparpillés, à la fin du mois.
Un montant recopié à la main finit par être faux, et l'erreur se voit trop tard.
Le contenu du travail
Au programme du projet.
Devis générés et relancés seuls
Dès qu'une demande est qualifiée, le devis est pré-rempli à partir des données que vous avez déjà, envoyé, puis relancé automatiquement tant qu'il reste sans réponse. Vous gardez la main sur l'envoi quand le dossier le demande.
Factures sans ressaisie
La facture reprend les informations du devis ou de la commande, avec les totaux calculés une fois pour toutes. Chez Arqua, elle sort du back-office avec les montants HT et TTC déjà posés ; plus personne ne les recopie.
Relances d'impayés automatiques
Une facture non réglée au-delà du délai déclenche une relance, puis une seconde, selon le calendrier que vous fixez, et s'arrête dès le paiement reçu. Vous êtes prévenu quand un dossier demande un appel plutôt qu'un mail.
Préparation comptable qui s'assemble seule
Les pièces du mois sont rassemblées, classées et mises au format que votre comptable attend, au fil de l'eau plutôt qu'en une fois à la fin. Le récapitulatif est prêt à la date voulue.
Cas types
Des situations qu'on rencontre.
Le devis qui part le jour même
Une demande qualifiée arrive et le devis attend qu'on ait le temps. Nous le pré-remplissons à partir des données existantes, il est envoyé le jour même, puis relancé tant qu'il n'a pas de réponse.
Le récap du comptable prêt sans y penser
Une équipe passe une journée, à la fin du mois, à rassembler les pièces pour la comptabilité. Nous les collectons au fil de l'eau, nous les classons au bon format, et le récapitulatif est prêt à la date voulue.
Méthode
Comment ça se passe.
Cadrage
En 20 à 30 minutes, sans frais, vous nous montrez comment un devis et une facture circulent aujourd'hui : d'où viennent les données, qui saisit quoi, et ce qui arrive quand une relance est oubliée.
Périmètre
Nous fixons par écrit les documents à automatiser d'abord, les outils à relier (facturation, banque, CRM, comptabilité) et les cas particuliers : acomptes, avoirs, TVA, remises.
Délai et devis écrit
Vous recevez un devis écrit avec le périmètre et le planning avant le début du travail. Le délai dépend du nombre de documents, d'outils à relier et de cas particuliers.
Mise en route et maintenance
Nous testons sur vos vraies factures, nous mettons en route avec une alerte en cas d'échec, puis nous surveillons le flux et l'adaptons quand un de vos outils change.
Pourquoi Schörger
Du cadrage au suivi, un seul interlocuteur senior.
Le code, le design et les contenus passent à votre nom une fois le solde réglé. Le SEO technique est inclus dès la conception.
Ce que le studio fait en interne
- Architecture
- Direction artistique
- Développement propre
- SEO technique
- Automatisations
- Back-office
- Suivi post-lancement
- Maintenance évolutive
Adapté si
- Vos devis ou vos factures se recopient à la main d'un outil à l'autre.
- Les relances d'impayés ne partent pas de façon régulière.
- La préparation du comptable vous prend du temps chaque mois.
- Vos règles de facturation (TVA, acomptes, remises) sont stables.
Pas adapté si
- Vous facturez quelques fois par an seulement : l'automatiser coûterait plus que de la refaire à la main.
- Vos règles de facturation changent encore chaque mois.
- Vous cherchez un logiciel de facturation à configurer vous-même, sans cadrage.
Un projet en tête ? Parler du projet
Preuves
Des projets en ligne, codés par Schörger.
Fromagerie Saint Michel
E-commerce · Click & Collect · Back-office Telegram
E-commerce / DTC
Click & Collect · fidélité · cartes cadeaux
Les Safrans
Maison d'hôtes · Site bilingue & moteur de réservation
Hôtellerie / Tourisme
0 % · Commission de plateforme sur les réservations en direct, hors frais bancaires Stripe. Calendriers Airbnb et Booking synchronisés.
Offres liées
Le prix de chaque offre est écrit dans un devis, après un premier échange de 20 à 30 minutes.
Par quelle offre commencer.
Diagnostic automatisation
5 jours ouvrés
Avant d’automatiser quoi que ce soit, vous savez quelles tâches en valent la peine, et par où commencer.
Le Diagnostic automatisation regarde votre activité telle qu’elle tourne aujourd’hui : les tâches que quelqu’un refait chaque semaine, les données ressaisies d’un outil à l’autre, les demandes qui se perdent. En 5 jours ouvrés, nous repérons ce qui mérite d’être automatisé, ce qui doit rester à la main, et nous vous remettons un plan classé par gain et par effort. À la fin, vous savez par quoi commencer avant d’y mettre le moindre développement.
- La cartographie de vos tâches répétitives : qui les fait, avec quels outils, à quelle fréquence
- Le repérage des flux automatisables et de ceux qui doivent rester manuels
- Un plan d’automatisation priorisé, classé par gain et par effort, dans Notion
- Une estimation du temps gagné et des outils à relier, écrite
- Un échange de 30 à 45 min pour vous présenter le plan et décider de la suite
- La mise en place des automatisations (voir System)
- Le développement ou la connexion de vos outils
- La maintenance et la surveillance des flux (voir Care)
System
4 à 10 semaines
Un outil de gestion en ligne pour traiter vos réservations ou vos devis, à la place de vos tableurs.
Nous commençons par ce qui compte le plus dans votre activité, et en faisons la première version de votre outil de gestion. Pour Les Safrans, maison d’hôtes à Tavel, c’était la réservation en direct. Cette première version est en ligne en 4 à 10 semaines ; la suite se décide ensuite avec vous.
- Le parcours à traiter en premier et ses règles, fixés par écrit avec vous
- Interface web lisible sur mobile, avec connexion par compte et rôles essentiels
- Tableau de bord ou espace client pour cette première version
- Paiement, liaison par API ou automatisation, selon le périmètre retenu
- Tests des parcours critiques, sauvegardes et mise en ligne
- Documentation du code et des accès
- Application mobile native et fonctions hors de la première version
- Reprise en masse de données non nettoyées
- Maintenance et petites évolutions après la garantie corrective (voir Care)
- Gestion d’une infrastructure à haute disponibilité
Care
Facturation mensuelle
Votre site est suivi chaque mois, avec ou sans petites évolutions.
Le suivi Care assure la maintenance de votre site web : surveillance, sauvegardes et mises à jour de sécurité. Avec les évolutions, il ajoute 1 à 3 petites interventions par mois.
- Surveillance, sauvegardes et mises à jour de sécurité
- 1 à 3 petites interventions par mois, avec les évolutions
- Contrôle de la disponibilité, de la performance et de l’indexation
- Point chaque mois sur les priorités du site, avec les évolutions
- Réponse sous 3 jours ouvrés, et une panne passe avant le reste
- Refonte complète du site
- Nouveau module ou fonction majeure
- Création de pages et rédaction de contenus
- Hébergement et nom de domaine, traités à part selon votre situation
- Astreinte en dehors des heures ouvrées
- Gestion de la publicité payante
Questions fréquentes
Les questions qu'on reçoit.
Faut-il changer notre logiciel de facturation ?
Non, dans la grande majorité des cas. L'automatisation se branche sur votre outil actuel par son connecteur ou son API, et fait circuler les données vers la banque, le CRM et la comptabilité. Nous ne proposons d'en changer que s'il ne peut pas être relié, et nous vous le disons clairement.
Les relances automatiques ne risquent-elles pas de froisser un client ?
C'est vous qui fixez le ton, le délai et le nombre de relances, et le flux s'arrête dès le paiement reçu. Quand un dossier demande du tact, il est signalé pour un appel plutôt qu'un mail automatique. L'automatisation gère la routine, pas les cas sensibles.
Est-ce que ça gère la TVA, les acomptes et les avoirs ?
Oui, à condition que la règle soit stable. Les taux de TVA, les acomptes, les remises et les avoirs sont des cas particuliers que nous relevons au cadrage et que nous codons une fois pour toutes. Une règle qui change encore chaque mois attend qu'elle se stabilise.
Comment le prix est-il fixé ?
Il dépend du nombre de documents à automatiser, des outils à relier et des cas particuliers. Il est écrit dans le devis, avec le périmètre et le planning, après un premier échange de 20 à 30 minutes et sans frais.
Journal
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