Automatisation · demandes entrantes
Une demande arrive par le formulaire du site, la messagerie ou le téléphone, et elle attend qu'une personne la voie, la qualifie et sache qui doit la traiter.
Nous branchons une automatisation qui fait entrer chaque demande dans un suivi, la répartit à la bonne personne, envoie l'accusé de réception et prépare une réponse dans votre ton quand le cas est courant. Nous la concevons à Villeneuve-lès-Avignon, face à Avignon. Chez Les Safrans, chaque réservation déclenche le bon mail de confirmation ou de refus au client ; chez Arqua, une demande d'intervention est affectée et la notification part seule.
Automatiser le tri de vos emails et de vos demandes, à Avignon, pour qu'aucune ne reste sans réponse.
- Avignon
- Villeneuve-lès-Avignon
- Vaucluse
- Gard
- Nîmes
- Orange
- Carpentras
Implantation : Villeneuve-lès-Avignon (Gard)Réalisation : Conception senior en interne (sans sous-traitance)Cadre : Devis écrit avant de commencer (périmètre, prix et planning)
Le constat
Ce qu'on entend trop souvent.
Les demandes arrivent par trois canaux différents et personne ne sait qui a répondu.
Un message important se perd dans une boîte partagée que tout le monde lit et que personne ne gère.
L'accusé de réception part quand quelqu'un y pense, et le client attend pendant ce temps.
Les mêmes questions reviennent chaque semaine et chacun réécrit la réponse de zéro.
Une demande urgente est traitée comme les autres, faute d'être repérée à l'arrivée.
Le contenu du travail
Au programme du projet.
Chaque demande entre dans un suivi
Le formulaire, la messagerie et les autres canaux déversent les demandes au même endroit, avec leur source, leur date et leur statut. Rien ne reste dans une boîte que personne ne gère.
Répartition et accusé de réception
La demande est affectée à la bonne personne selon sa nature, et l'accusé part aussitôt. Chez Les Safrans, chaque confirmation ou refus de réservation envoie le bon mail au client ; chez Arqua, l'affectation d'un technicien déclenche la notification.
Réponses pré-rédigées dans votre ton
Pour les cas courants, une réponse est préparée à partir de vos modèles, dans votre ton, prête à être relue et envoyée. Les cas sensibles restent signalés pour une réponse à la main.
Urgences repérées à l'arrivée
Les demandes qui sortent du cadre — un mot-clé, un montant, un délai dépassé — sont remontées en priorité et signalées à la bonne personne, au bon endroit.
Cas types
Des situations qu'on rencontre.
La boîte partagée qui devient un suivi
Plusieurs personnes lisent la même boîte et chacune croit que l'autre a répondu. Nous faisons entrer chaque message dans un suivi où la demande est affectée, l'accusé part seul, et le statut est visible de tous.
Les questions qui reviennent, répondues en un clic
Les mêmes dix questions occupent l'équipe chaque semaine. Nous les reconnaissons à l'arrivée et préparons la réponse dans votre ton, qu'il ne reste qu'à relire et envoyer.
Méthode
Comment ça se passe.
Cadrage
En 20 à 30 minutes, sans frais, vous nous montrez d'où viennent vos demandes, qui les traite et comment, et ce qui arrive quand l'une passe entre les mailles.
Périmètre
Nous fixons par écrit les canaux à relier, les règles de tri et d'affectation, les modèles de réponse et ce qui reste traité à la main.
Délai et devis écrit
Vous recevez un devis écrit avec le périmètre et le planning avant le début du travail. Le délai dépend du nombre de canaux et de règles de tri.
Mise en route et maintenance
Nous testons sur vos vraies demandes, nous mettons en route avec une alerte en cas d'échec, puis nous ajustons les règles avec vous dans le temps.
Pourquoi Schörger
Du cadrage au suivi, un seul interlocuteur senior.
Le code, le design et les contenus passent à votre nom une fois le solde réglé. Le SEO technique est inclus dès la conception.
Ce que le studio fait en interne
- Architecture
- Direction artistique
- Développement propre
- SEO technique
- Automatisations
- Back-office
- Suivi post-lancement
- Maintenance évolutive
Adapté si
- Vos demandes arrivent par plusieurs canaux et se perdent entre eux.
- Une boîte partagée sert de file d'attente que personne ne gère vraiment.
- Les mêmes questions reviennent et vous réécrivez les réponses.
- Vous voulez qu'une demande urgente soit repérée dès son arrivée.
Pas adapté si
- Vous recevez quelques demandes par mois, faciles à suivre à la main.
- Vous voulez une réponse entièrement automatique sans relecture, même sur les cas sensibles.
- Vos règles de tri changent à chaque demande et ne se stabilisent pas.
Un projet en tête ? Parler du projet
Preuves
Des projets en ligne, codés par Schörger.
Les Safrans
Maison d'hôtes · Site bilingue & moteur de réservation
Hôtellerie / Tourisme
0 % · Commission de plateforme sur les réservations en direct, hors frais bancaires Stripe. Calendriers Airbnb et Booking synchronisés.
Fromagerie Saint Michel
E-commerce · Click & Collect · Back-office Telegram
E-commerce / DTC
Click & Collect · fidélité · cartes cadeaux
Offres liées
Le prix de chaque offre est écrit dans un devis, après un premier échange de 20 à 30 minutes.
Par quelle offre commencer.
Diagnostic automatisation
5 jours ouvrés
Avant d’automatiser quoi que ce soit, vous savez quelles tâches en valent la peine, et par où commencer.
Le Diagnostic automatisation regarde votre activité telle qu’elle tourne aujourd’hui : les tâches que quelqu’un refait chaque semaine, les données ressaisies d’un outil à l’autre, les demandes qui se perdent. En 5 jours ouvrés, nous repérons ce qui mérite d’être automatisé, ce qui doit rester à la main, et nous vous remettons un plan classé par gain et par effort. À la fin, vous savez par quoi commencer avant d’y mettre le moindre développement.
- La cartographie de vos tâches répétitives : qui les fait, avec quels outils, à quelle fréquence
- Le repérage des flux automatisables et de ceux qui doivent rester manuels
- Un plan d’automatisation priorisé, classé par gain et par effort, dans Notion
- Une estimation du temps gagné et des outils à relier, écrite
- Un échange de 30 à 45 min pour vous présenter le plan et décider de la suite
- La mise en place des automatisations (voir System)
- Le développement ou la connexion de vos outils
- La maintenance et la surveillance des flux (voir Care)
System
4 à 10 semaines
Un outil de gestion en ligne pour traiter vos réservations ou vos devis, à la place de vos tableurs.
Nous commençons par ce qui compte le plus dans votre activité, et en faisons la première version de votre outil de gestion. Pour Les Safrans, maison d’hôtes à Tavel, c’était la réservation en direct. Cette première version est en ligne en 4 à 10 semaines ; la suite se décide ensuite avec vous.
- Le parcours à traiter en premier et ses règles, fixés par écrit avec vous
- Interface web lisible sur mobile, avec connexion par compte et rôles essentiels
- Tableau de bord ou espace client pour cette première version
- Paiement, liaison par API ou automatisation, selon le périmètre retenu
- Tests des parcours critiques, sauvegardes et mise en ligne
- Documentation du code et des accès
- Application mobile native et fonctions hors de la première version
- Reprise en masse de données non nettoyées
- Maintenance et petites évolutions après la garantie corrective (voir Care)
- Gestion d’une infrastructure à haute disponibilité
Care
Facturation mensuelle
Votre site est suivi chaque mois, avec ou sans petites évolutions.
Le suivi Care assure la maintenance de votre site web : surveillance, sauvegardes et mises à jour de sécurité. Avec les évolutions, il ajoute 1 à 3 petites interventions par mois.
- Surveillance, sauvegardes et mises à jour de sécurité
- 1 à 3 petites interventions par mois, avec les évolutions
- Contrôle de la disponibilité, de la performance et de l’indexation
- Point chaque mois sur les priorités du site, avec les évolutions
- Réponse sous 3 jours ouvrés, et une panne passe avant le reste
- Refonte complète du site
- Nouveau module ou fonction majeure
- Création de pages et rédaction de contenus
- Hébergement et nom de domaine, traités à part selon votre situation
- Astreinte en dehors des heures ouvrées
- Gestion de la publicité payante
Questions fréquentes
Les questions qu'on reçoit.
L'automatisation répond-elle toute seule à mes clients ?
Seulement pour les cas courants, et uniquement si vous le décidez. La réponse est préparée à partir de vos modèles, dans votre ton, et vous la relisez avant l'envoi tant que vous le souhaitez. Les cas sensibles sont toujours signalés pour une réponse à la main.
Ça marche avec une boîte partagée ?
Oui. Une boîte partagée est justement le cas où les demandes se perdent. Nous faisons entrer les messages dans un suivi où chaque demande a un responsable et un statut, sans que vous changiez d'outil de messagerie.
Peut-on brancher le formulaire du site et le téléphone ?
Le formulaire et les canaux écrits se branchent directement. Pour le téléphone, nous faisons entrer la trace de l'appel (message, fiche) dans le même suivi, pour qu'une demande reçue au téléphone ne reste pas hors du système.
Comment le prix est-il fixé ?
Il dépend du nombre de canaux à relier, des règles de tri et des modèles de réponse. Il est écrit dans le devis, avec le périmètre et le planning, après un premier échange de 20 à 30 minutes et sans frais.
Journal
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